Archivage légal avec EREGEX

Coffre-fort électronique d'archivage légal à des fins probatoires

Le dépôt de documents électroniques en coffre-fort électronique d'archivage légal à valeur probatoire (Cecurity.com) offre la possibilité d'accéder de manière immédiate et sécurisée, dans un environnement de confiance, à vos documents légaux, stratégiques et confidentiels, à tout moment et de n'importe quel endroit via une connexion Internet.

Vous pouvez déposer tous vos documents électroniques via le service Web EREGEX dans votre coffre-fort électronique d'archivage légal à valeur probatoire avec la garantie de restitution instantanée et de conservation à long terme dans le respect des réglementations en vigueur.

Grâce au système d'archivage et au moteur de recherche multi-filtres, vous retrouvez instantanément tous vos documents parmi des millions en quelques secondes seulement, à partir de tout accès Internet, et vous pouvez partager l'information de votre choix avec vos mandataires en créant des sous-comptes de mandataires et en définissant leurs droits et pouvoirs.

Les moyens utilisés par le service Web EREGEX garantissent la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la non-répudiation du document dématérialisé.

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Nos engagements

Réglementations, législations et normes européennes (françaises incluses).

Norme AFNOR NF Z42-013 (version 2009).

Intégrité - Une fois déposés dans le coffre-fort électronique, vos documents ne sont plus modifiables (ni par vous-mêmes, ni par un tiers) et ils acquièrent la valeur probante d’un archivage électronique, qui les rend utilisables en cas de litige.

Confidentialité – Vos documents ne sont accessibles et visibles que par vous.

Traçabilité – L'ensemble des opérations effectuées par le client fait l'objet d'une traçabilité à valeur probante.

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Les bénéfices

Economie:
- Aucun investissement (matériel, logiciel, etc.);
- Absence des coûts administratifs et de maintenance (liés au stockage);
- Facturation à la consommation réelle;
- Réduction significative des coûts d’archivage par rapport aux procédés traditionnels (papier).

Fonctionnalité:
- Simplicité et confort d’utilisation;
- Rapidité d’exécution des tâches;
- Accès instantané et facile aux informations (en ligne et sans manipulation);
- Valeur probante d’une archive électronique.

Sécurité:
- Conservation pérenne (garantie);
- Intégrité des documents électroniques archivés (garantie);
- Confidentialité (garantie)
- Destruction, vol, perte, modification et falsification des documents (risques éliminés);
- Mémoire de l’entreprise (préservée).

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Fonctionnement

Vous choisissez la période d’archivage légal sécurisé: par tranche de 3 années renouvelables.

Vous téléchargez dans le coffre-fort électronique vos documents via la connexion Internet sécurisée.

Vous consultez vos documents à volonté: à partir de n’importe quel ordinateur, même celui d’un tiers.

Vous retrouvez facilement vos documents: sans perte de temps.

Vous dormez tranquille: sans risque de perte, de destruction ou de vol de vos documents.

Vous maîtrisez la gestion du contenu du coffre-fort électronique.

Vous bénéficiez de la garantie d'accès et de réversibilité (en accord avec la réglementation en vigueur).

EREGEX sur:

Eviter les risques de perte ou de vol

Par sécurité, il est prudent de déposer dans votre coffre-fort électronique, des copies scannées de documents essentiels, dont:
- Carte d'identité/Passeport
- Permis de conduire
- Livret de famille
- Contrat de mariage
- Contrats d'assurances (vie, habitation, automobile, etc.)
- Contrats (architecte, artisan, etc.)
- Titres de propriété ou de location, etc.
- Dossier médical (carnets, images, ordonnances, etc.)
- Factures et photos de vos achats importants (pour les expertises des cambriolages)
- Actes (succession, dispositions testamentaires, donation, etc.)
- Justificatifs et éléments confidentiels
- Jugements de justice

Il est préférable de mettre au coffre vos preuves légales pour y avoir recours de manière sûre et certaine, le moment venu, en cas de besoin.

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A quelles fins archiver légalement vos documents dématérialisés?

Que le document soit édité sur support papier ou électronique, il est soumis aux mêmes obligations légales d’archivage. La durée de conservation de l’archivage dépend de la nature du document (contrat, facture, bulletin de paie, etc.) et non du type de support (électronique ou papier).

Depuis la Loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique, le document électronique a la même valeur juridique que le document papier, à condition que l’auteur soit identifiable et que les conditions d’archivage du document électronique soient de nature à en garantir l’intégrité.

L’archivage à valeur probatoire rend vos documents électroniques accessibles à long terme tout en garantissant leur exploitation/utilisation pour répondre à des procédures/demandes des institutions/administrations officielles.

A consulter http://www.journal-officiel.gouv.fr

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Opposabilité du contenu - Renversement de la charge de la preuve

Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérentes aux dispositions réglementaires.

Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance.

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Domiciliation des factures, relevés bancaires, fiches de paye, etc.
Pour les entreprises et les particuliers >>

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