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Gains de productivité avec le service Web de dématérialisation
La dématérialisation des échanges à valeur probante contribue activement à la sortie de la crise économique et financière mondiale. Un rapport de l'Unvesco énonce: 'La réduction de la consommation des énergies et des matériaux nécessaires à la croissance repose en grande partie sur la dématérialisation'.
Lors d'une étude de Price Waterhouse, il a été demandé à une secrétaire de trouver 20 documents parmi 20,000. Après une recherche de 67 heures, cette personne trouva uniquement 15 des 20 documents requis.
Les entreprises dépensent en moyenne 20,00 EUROS pour archiver et retrouver un document, alors qu'avec EREGEX, tout document peut être trouvé parmi des millions, en quelques clics seulement, même des années plus tard!
En moyenne, les employés de bureau consacrent 40% de leur précieux temps à la gestion de documents (ce qui représente une charge de 10% à 15% des dépenses d’une organisation).
Un document mal classé engendre un coût moyen de 120,00 EUROS (temps de recherche pour 30 à 40% des documents qui sont mal classés) et 250,00 EUROS pour refaire un document perdu (en sachant que 7,5% des documents sont définitivement perdus dans les organisations), alors qu'EREGEX vous garantit 'zéro perte' d'archivage!
Le temps perdu à retrouver un document impacte directement l’efficacité de l’entreprise. Mais la perte d'un document peut engendrer des conséquences financières lourdes pour l'entreprise. Avec EREGEX, vous ne perdrez plus aucun document. Et vous retrouverez chaque document envoyé/reçu en quelques secondes grâce à son archivage automatique en coffre fort électronique à valeur probatoire. Plus d'info sur l'archivage électronique automatique? Cliquez ici >>
Avec EREGEX, vous optimisez la consultation des courriers à distance par ceux de votre choix (personnel, avocat, expert-comptable, etc.), grâce à la gestion des mandataires (contrôle des droits et pouvoirs).
Plus d'info sur la création de sous-comptes de mandataire? Cliquez ici >> |
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Les solutions EREGEX à valeur probante permettent de correspondre et de signer des contrats en temps réel.
Grâce à EREGEX, vous travaillez désormais à la vitesse de la communication, sans limite de frontières et en toute confidentialité (vos données sont chiffrées lors du téléchargement de vos documents sur la plate-forme EREGEX de dématérialisation à valeur probante), tout en réalisant d'importantes économies!
A titre d'exemple, une lettre recommandée électronique (LRE) avec AR signé est reçue par son destinataire dans la minute même lorsqu'il se connecte à l'autre bout de la planète, pour un coût de EUR 2,98 HT archivage compris ! | |
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Grâce à l'authentification forte des parties pour l'envoi/réception de lettres recommandées électroniques (L.R.E.) par la technologie brevetée par l'un de nos partenaires de la Boucle SMS, les utilisateurs EREGEX se libèrent de la contrainte des certificats digitaux à installer sur les postes de travail, et peuvent correspondre en toute sécurité à partir de n'importe quel ordinateur, même celui d'un tiers, connecté à Internet.
Vous bénéficiez ainsi de l'accessibilité 24/7/365 à toutes vos correspondances, vos contrats, vos dépôts pour la protection de vos droits de propriété intellectuelle, et vos factures.
Non seulement cela, mais vous pouvez (en moins d'une minute) désigner tout mandataire et définir librement ses droits d'accès et d'utilisation de votre compte de correspondance électronique certifiée. | |
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Le dépôt de documents électroniques dans le coffre-fort électronique d'archivage légal à valeur probatoire offre la possibilité d'accéder de manière immédiate et sécurisée, dans un environnement de confiance, à vos documents légaux, stratégiques et confidentiels, à tout moment et de n'importe quel endroit via une connexion Internet.
Vous pouvez déposer tous vos documents électroniques avec la garantie de restitution instantanée et de conservation à long terme (dans le respect des réglementations en vigueur).
Vous retrouvez instantanément (24/7/365) vos documents parmi des millions. | |
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Le superviseur d'un compte EREGEX de correspondance électronique certifiée peut créer/modifier/supprimer à tout moment, en moins d'une minute, un sous-compte de mandataire.
En fonction des besoins et du niveau d'habilitation des personnes concernées (personnel, expert-comptable, avocat, juge, inspecteur des impôts, etc.), le superviseur du compte définit les droits et pouvoirs de chaque mandataire: durée d'accès, préparation de documents, envoi de documents, lecture des LSE, lecture des LRE, lecture des contrats, lecture des factures. | |
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Il est extrêmement simple et facile de créer des sous-comptes de mandataires pour le personnel habilité de votre organisation, de même que pour des partenaires extérieurs tels que votre expert-comptable, un inspecteur des impôts, ou encore votre avocat, un juge, etc.
Tous les documents envoyés/reçus sont accessibles à distance via la connexion HTTPS sécurisée. Ce qui rend aisé l'accessibilité (autorisée) aux lettres, contrats, protection de droits d'auteur, factures, etc., qui ne peuvent être modifiés ou détruits par personne. | |
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Lorsqu'un document (une facture par exemple) est envoyé en respectant un modèle préalablement enregistré, afin de lier le modèle au compte de correspondance de l'expéditeur, la plate-forme EREGEX de dématérialisation scanne automatiquement le document, extrait les données requises (les mentions obligatoires d'une facture par exemple), crée un ficher structuré (.xls) contenant ces données, et attache le fichier structuré au duplicata PDF du document.
Lorsque le document est téléchargé (par le superviseur du compte ou par un mandataire habilité), le fichier structuré est contenu dans une 'enveloppe'.
Les données contenues dans le fichier structuré peuvent être importées automatiquement dans tout système informatique.
Dans le cas des factures, il n'est plus nécessaire de les scanner, de les envoyer par courriel à l'expert-comptable pour saisir les données correspondantes. | |
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La réduction des coûts administratifs jusqu'à 80%
