Facture Electronique (EREGEX)

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Factures électroniques certifiées par Huissier de Justice

Facture électronique: service Web de facturation électronique (PDF signé de l'article 289-V) avec preuves d'opération séquestrées par Huissier de Justice

Le service Web sécurisé EREGEX de facture électronique à valeur probante et archivage légal est simple à mettre en œuvre, tant du point de vue fournisseur que client, sans coût d'installation, quels que soient les volumes: d’une simple facture électronique à des millions de factures à traiter mensuellement.

Ce n'est pas tant le coût d'envoi d'une facture (PDF signé - 289-V CGI) qui la rend honéreuse, mais bien davantage le coût de la récupération des données dans les ERP comptables.
Grâce à EREGEX, ces coûts sont désormais réduits au plus strict minimum, car la plate-forme EREGEX de dématérialisation fiscale permet l'import électronique de ces données (avec la garantie "zéro erreur"). Ce qui rend, au final, la facture électronique fournisseur (PDF signé) via EREGEX plus compétitive qu'avec n'importe quel autre système.

La plate-forme EREGEX bénéficie du Label du COREF: "Plate-Forme de Facturation Electronique".

Plus d’info sur le COREF?
http://www.coref.asso.fr
http://www.fntc.org/content/view/488/44

La plateforme informatique de dématérialisation fiscale EREGEX est également labellisée par TAJ et a reçu la Legal Opinion de CAPRIOLI.

Grâce à la Facture Electronique (289-V), les frais de traitement des factures et leur coût d’envoi, d'archivage, de recherche et d'import des données sont réduits de 80% en moyenne.
C'est considérable en terme de gains de productivité compte tenu du 'Rapport E-Invoicing' Juillet 2007 de la Commission Européenne, selon lequel le traitement d'une facture coûte en moyenne aux entreprises européennes:
* € 12,00 pour le fournisseur
* € 18,00 pour le client.

La plate-forme EREGEX de dématérialisation fiscale apporte une réduction significative des coûts par l'automatisation du traitement des factures électroniques, notamment lors de leur envoi et de leur archivage légal automatique, mais aussi grâce à l'import informatique à distance des données des factures fournisseurs dans les ERP comptables (l'expert-comptable télécharge à volonté, via une connexion Internet HTTPS sécurisé, les factures de ses clients, et importe électroniquement dans son ERP les mentions obligatoires contenues dans un fichier XLS attaché au duplicata PDF de chaque facture).

Tutoriel: Comment envoyer une facture électronique (289-V) - PDF signé via EREGEX.com

Accès et téléchargement à distance des factures électroniques
Grâce au 'Contrôle des droits et pouvoirs' proposé sur le service Web EREGEX (fonction de 'Gestion des mandataires'), les experts-comptables accèdent à distance aux factures électroniques fournisseurs de leurs clients (via une connexion HTTPS sécurisée), et téléchargent dans un fichier ZIP les duplicatas PDF des factures électroniques originales (PDF signés par le tiers de confiance et déposés en coffre fort électronique d'archivage à valeur probatoire).
Plus d'info sur la création des sous-comptes de mandataire? Cliquez ici >>

Import informatique des mentions obligatoires des factures électroniques
Les mentions légales des factures peuvent être importées électroniquement sans avoir à saisir manuellement les données contenues dans les factures: grâce à la création automatique d'un fichier structuré par la plate-forme de dématérialisation fiscale EREGEX - fichier .xls attaché à la facture électronique originale (PDF signé) - engendrant ainsi des gains de productivité supplémentaires aux entreprises de toutes tailles.

Avec EREGEX, les factures éléctroniques (289-V) peuvent être envoyées individuellement ou en nombre. Elle est transmise électroniquement sans délai (web service sécurisé avec solution prête à l'utilisation).

Procédure de dématérialisation instantanée des factures clients/fournisseurs
1. Remplir un formulaire en ligne
2. Procéder à la vérification de l'identité (documents requis à envoyer au Service Enregistrement: ces documents sont vérifiés par le personnel assermenté de la plate-forme)
3. Envoyer des invitations (envoi massif possible) aux clients/fournisseurs à partir de la BOITE D'ENVOI EREGEX, afin de dématérialiser les factures avec eux
4. Signer des Conventions d'échange de factures électroniques (PDF Signé numériquement) avec les clients/fournisseurs
5. Importer le carnet d'adresses.
6. Télécharger les factures sous format PDF (téléchargement massif possible) et bénéficier de la fonction de "tri automatique" par la plate-forme EREGEX qui sélectionne:
(a) les clients à qui les factures sont envoyées via les services postaux traditionnels (facture papier imprimée à partir d'un document PDF téléchargé sur la plate-forme, puis mise sous pli, affranchie et postée par le Tiers de Confiance qui certifie le contenu du document);
(b) les clients à qui les factures sont délivrées électroniquement dans la Boite aux Lettres Web Sécurisée EREGEX (facture dématérialisée, 100% électronique).

Lorsqu'un destinataire possède un compte EREGEX, que son identité a été vérifiée, qu'il a accepté votre invitation à correspondre via EREGEX et que vous avez signé une Convention d'échange de factures électroniques, la plate-forme EREGEX de dématérialisation fiscale sélectionne l'envoi dématérialisé de la facture électronique. Sinon, lorsque l'une ou l'autre de ces conditions n'est pas remplie, la facture est rematérialisée sous format papier à partir du document original électronique et expédiée via les services postaux.

Plus d'information?

Réduire les coûts de traitement des factures pour tous

Solution de facturation électronique signée (289-V)

Convention d'échange de factures

Facture électronique (289-V) - PDF signé électroniquement

EREGEX sur:

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Convention d'échange de factures électroniques (PDF Signé numériquement)
Pour dématérialiser les factures, la loi impose la signature préalable d'une convention d'échange de factures entre fournisseur et client (une fois pour toute): Convention d'échange de factures

EREGEX sur:

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Avantages des factures 100% électroniques

Grâce à la Facture Electronique (PDF signé - 289-V), les clients EREGEX bénéficient de:

Traitement automatisé pour l'envoi, la réception, la consultation et le téléchargement sécurisé à distance d'un duplicata PDF des factures électronique par un ou plusieurs mandataires (exemples: expert-comptable, inspecteur des impôts, etc.)

Import informatique des données -mentions obligatoires des factures- dans les ERP/CRN.

Déclenchement automatique de l'envoi de la facture sur support papier lorsque la contrepartie n'est pas utilisatrice EREGEX

Horodatage et séquestre des preuves d'opérations par Huissier de Justice

Traçabilité des factures non répudiables

Archivage automatique des factures (sans risque de perte)

Visualisation et suivi avec consultation instantanée des archives (disponibilité 24x7x365)

Diminution de la durée d'envoi des factures

Instantanéité des transactions (environ une minute suffit pour envoyer et recevoir une facture)

Diminution des créances

Amélioration des fonds de roulement

Réduction de l’endettement

Amélioration de la solvabilité

Meilleures relations commerciales

Confidentialité et sécurité

Envoi/réception de factures 100% électroniques à valeur probante sans installation de logiciel ni certificat digital sur le poste de travail

Mobilité (utilisation à partir de tout ordinateur, même celui d’un tiers, via une simple connexion Internet sécurisée)

Simplicité (système intuitif, aucune formation nécessaire)

Amélioration des processus de traitement des factures

Traitement rapide des factures à partir des applications bureautiques (.pdf ou .doc)

Universalité (vos correspondants sans exception, en France comme à l’étranger, peuvent recevoir et lire sans frais vos factures 100% électroniques)

Distribution des factures (à 100%)

Valorisation des fonctions confiées au personnel

Réduction des risques opérationnels de fraude sur l’intrusion, l’usurpation d’identité, les détournements de procédures internes, les répudiations de réception de documents

Sécurité garantie des procédures personnelles professionnelles avec les employés

Convention de correspondance bilatérale à valeur probante (Article 1316-2 du CC) conclue entre les clients EREGEX pour tous leurs mouvements de correspondance

Respect de la Loi de Sécurité Financière (LSF) sur la Responsabilité des Dirigeants (Décret n°200 6-736 du 26 juin 2006 transposant la directive n°20 01/97/CE du 4 décembre 2001 et publié au JO n°147 du 27 juin 2006 page 9625)

Tarification à la consommation (élimination des coûts cachés d’un service courrier)

Réduction des coûts administratifs de 80% (correspondance et archivage)*

Réduction des risques opérationnels de 80%*

Réduction des délais de 80%*

Réduction des litiges de 80%*

Réduction des fraudes de 90%*
* Données extraites de:
- Rapport de D. Little 2006
- Rapport E. Invoicing UE (économie d’échelle de 243 Mds€ par an; Cf Juillet 2007)
- Rapport Attali 2008

EREGEX sur:

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Comment envoyer des factures électroniques (à l'unité ou en nombre)?

1) Sélectionnez la ou les factures préalablement sauvegardées sur votre poste de travail au format PDF ACROBAT 1.4.

2) Téléchargez le ou les documents (envoi unitaire ou multiple): vos factures sont prises en charge par la plate-forme EREGEX qui fait le tri entre les factures à envoyer électroniquement et celles à expédier via les services postaux historiques, et qui les diffuse par deux chaînes de production distinctes.

3) Les factures électroniques se voient apposer une signature embarquée (certificat de signature classe II de l’autorité de certification CERTINOMIS) dans le fichier PDF. Cette signature intégrée au document assure son authenticité et son intégrité.

4) Votre facture est notifiée à votre facturé ou destinataire.

5) Votre destinataire reçoit un courriel de confirmation de présence de facture électronique.

6) Dés qu’il est connecté au portail pour consulter la pièce via son compte, le processus de vérification de signatures pour le compte du destinataire a lieu. Elle est réalisée de manière automatique et transparente par un partenaire Tiers de Confiance indépendant.

7) Votre fichier signé est séquestré dans une zone de stockage émetteur/destinataire WORM (document copié non modifiable non effaçable), pendant l’année en cours plus une période de trois années (renouvelable), pour vous-même et votre contrepartie.

8) A tout moment, vous pouvez télécharger un duplicata de fichier de votre facture signée et conforme aux exigences de l’article 289-V du CGI.

Des options telles que mise à disposition sur un support DVD sont possibles sur demande.

9) Lors d’un contrôle fiscal, l'utilisateur EREGEX met en consultation pour l’agent responsable du contrôle lié notamment à la T.V.A les différentes factures demandées (grâce à la fonction de gestion des mandataires dans 'GESTION DE COMPTE > Mes Mandataires').
Il peut, sur une plage de date concernée par le contrôle, visualiser la facturation directement dans votre compte de correspondance certifié. Un accès en lecture à notre serveur d’archivage est ainsi mis en œuvre sur demande.
Une copie des documents administratifs (inscriptions + accès aux services) lui est remise pour compléter les pré-requis fixés pour dématérialiser.
Il est possible de télécharger un ensemble de factures.

10) Lorsque les destinataires n’ont pas répondu ou ont rejeté l’invitation de correspondre électroniquement, la facture est envoyée automatiquement par courrier postal traditionnel (la date certaine de l'envoi et le contenu de la facture sont ainsi certifiés par le Tiers de Confiance en charge des opérations de la chaîne éditique).

11) Vous recevez par courriel un récapitulatif des factures envoyées électroniquement et de celles expédiées via les services postaux historiques.

12) Vous pouvez créer un sous-compte de mandataire à votre expert-comptable, qui va pouvoir télécharger vos factures fournisseurs et clients à volonté et selon les critères de recherche de son choix (de date à date, par exemple, dans des fichiers ZIP qu'il nomme à son gré).

13) Grâce à la fonction avancée de scan automatique de vos factures d'après votre modèle de facture (communiqué à l'avance), la plate-forme EREGEX garantit la création d'un fichier structuré (.xls) qui permet l'import informatique fiable à 100% des données dans son ERP.

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Opposabilité juridique du contenu des documents
Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérentes aux dispositions réglementaires. Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique du contenu.

EREGEX sur:

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Renversement de la charge de la preuve

Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérentes aux dispositions réglementaires.

Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX (services 100% électroniques: C.E.L., L.R.E. et L.S.E.) bénéficient du renversement de la charge de la preuve.
La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance.

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Contrôle de conformité

La dématérialisation des documents et des signatures intègre les procédures électroniques en vigueur de manière à bloquer le processus de gestion dès qu’une anomalie de gestion est détectée. La dématérialisation des documents et des signatures s’appuie aussi sur des moyens d’archivage électronique à valeur probante assurant le dépôt légal des documents, la conservation des opérations de signatures et d’échanges entre les parties. Ces moyens d’archivage assurent la restitution des preuves documentaires et des justificatifs de traçabilité à la première demande.

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Démonstration
Demandez une mise en relation avec votre Conseiller EREGEX personnel.

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