Par besoin d’affairesCourrier électroniqueContratInstrument financierBon de commandeFactureRecouvrementArchivage légalDomiciliation
 |
|
Le service Web EREGEX de dématérialisation du courrier électronique certifié garantit aux utilisateurs:
 Envoi/réception de lettres dématérialisées à valeur probante sans installation de logiciel ni certificat digital sur le poste de travail (avec authentification forte des parties grâce à la technologie brevetée de la boucle SMS chiffré)
Mobilité (utilisation possible à partir de tout ordinateur, même celui d’un tiers, connecté à Internet)
Traitement rapide du courrier à partir des applications bureautiques, et envoi/réception instantané(e) des lettres 100% électroniques à valeur probante
Tarification à la consommation (élimination des coûts cachés d’un service courrier)
Universalité (tous vos correspondants sans exception, en France comme à l’étranger, peuvent recevoir et lire sans frais vos lettres tout électroniques)
Interopérabilité
Traçabilité des correspondances (qui sont non répudiables)
Confidentialité et sécurité juridique, informatique et professionnelle (procédures de gestion)
Suivi avec consultation instantanée des archives (disponibilité 24x7x365)
Réduction des risques opérationnels de fraude sur l’intrusion, l’usurpation d’identité, les détournements de procédures internes, les répudiations de réception de documents
Sécurité garantie dans l’application des procédures internes en vigueur sur le plan professionnel, notamment en séparant les droits d’envoyer, de recevoir, de consulter, de restituer, et de détruire les correspondances (contrôle des droits et pouvoirs)
Convention de correspondance bilatérale à valeur probante (Article 1316-2 du Code civil) conclue entre les clients EREGEX pour tous leurs mouvements de correspondance.
Respect de la Loi de Sécurité Financière (LSF) sur la Responsabilité des Dirigeants (Décret n°200 6-736 du 26 juin 2006 transposant la directive n°20 01/97/CE du 4 décembre 2001 et publié au JO n°147 du 27 juin 2006 page 9625)
Réduction des coûts et des risques
- Réduction des coûts administratifs jusqu'à 80% (correspondance et archivage)*
- Réduction des risques opérationnels de 80%*
- Réduction des délais de 80%*
- Réduction des litiges de 80%*
- Réduction des fraudes de 90%*
* Données extraites de : Rapport de D. Little 2006 - Rapport E. Invoicing Union Européenne (économie d’échelle de 243 Mds€ par an ; Cf Juillet 2007) - Rapport Attali 2008.
|
|
 |
|
Les services de courrier internes sont par nature improductifs. Ils génèrent des actifs immobilisés, des frais de maintenance de matériel et d’achat de consommables, et nécessitent la mobilisation de ressources précieuses pour le traitement manuel des envois de courriers (impression, mise sous pli, affranchissement, expédition, archivage).
Le service Web EREGEX de dématérialisation du Courrier à valeur probante et Archivage légal offre l’ensemble des services dont l’entreprise a besoin. Plus besoin de support papier puisque, avec EREGEX, le document tout électronique bénéficie de la même valeur juridique que le document papier (Article 1316 du Code civil et Ordonnance du 16 juin 2005). Mais toujours la possibilité d'envoyer du courrier postal certifié par le tiers de confiance documentaire à partir de tout ordinateur connecté à Internet. |
Les solutions EREGEX répondent aux attentes spécifiques et aux besoins variés des entreprises de toutes tailles, professions libérales ou réglementées, administrations, collectivités locales, artisans et particuliers, pour les envois unitaires ou en nombre :
- Lettre électronique (simple ou recommandée)
- Lettre postale (simple ou AR)
- Fax certifié
- E-mail certifié |
Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérantes aux dispositions règlementaires.
Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance. | |
|
 |
|
Traditionnellement, la signature d’un contrat engendre des coûts non négligeables pour l’entreprise. Le déplacement des parties prenantes à l’acte commercial ou financier est onéreux et il mobilise du temps de part et d’autre. Les frais d’acte sont également importants si l’on procède à la vérification des personnes dont la signature est requise sur le document papier, et si le contenu du document est soumis à un contrôle de conformité avec des mentions obligatoires qui sont examinées au cas par cas. Toutes ces contraintes et charges de gestion sont souvent perçues comme un frein à l’activité.
La signature d’un contrat se réfère également à la mise en œuvre de procédures établies sur papier, ce qui rend plus tardif et incertain leur consultation systématique pour vérifier l’application des procédures, et sinon, bloquer l’acte en cours de signature. |
| La dématérialisation des documents et des signatures intègre les procédures électroniques en vigueur de manière à bloquer le processus de gestion dès qu’une anomalie de gestion est détectée. La dématérialisation des documents et des signatures s’appuie aussi sur des moyens d’archivage électronique à valeur probante assurant le dépôt légal des documents, la conservation des opérations de signatures et d’échanges entre les parties. Ces moyens d’archivage assurent la restitution des preuves documentaires et des justificatifs de traçabilité à la première demande. |
La solution EREGEX Courrier à valeur probante et Archivage légal offre la possibilité de signer électroniquement un contrat à distance sur un plan bilatéral, et de manière quasi-instantanée, dès lors que les parties prenantes ont signé une convention de correspondance entre elles (automatique avec l'ouverture d'un compte de correspondance EREGEX). En s’appuyant sur leur carnet d’adresses, les parties peuvent échanger avec toutes leurs contreparties des contrats requérant leur signature, avant d’être conservés en archivage électronique légal, en utilisant éventuellement un coffre fort d’archivage nominatif. Les documents signés sont scellés et horodatés avec une certification de valeur probante documentaire, avant d’être déposés en archivage légal.
Le service de Lettre recommandée électronique (LRE) est idéal pour signer et archiver tout contrat électronique dont la valeur juridique de la correspondance est certaine et identique à celle établie pour le document échangé sur un support papier (Article 1316 du Code civil et Ordonnance du 16 juin 2005). |
Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérantes aux dispositions règlementaires.
Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance. |
|
|
 |
|
Avec EREGEX, il est simple, sûr et rapide de transmettre des ordres de paiement par virement bancaire. Il suffit de prévenir votre banquier de votre intention de traiter par ce moyen.
Les solutions de correspondance EREGEX à valeur probante peuvent être utilisée pour tous autres instruments financiers, dont lettre de crédit, etc. |
Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérantes aux dispositions règlementaires.
Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance. | |
|
 |
|
La gestion des commandes clients est très consommatrice de ressources humaines et de moyens techniques. Il est possible de les optimiser pour réduire les coûts de fonctionnement de l’entreprise.
Avec la solution EREGEX d’Expédition électronique des commandes clients, la valeur probante de vos correspondances et l’archivage légal de vos preuves documentaires sont renforcés.
Il devient plus simple pour vous de passer vos commandes personnelles et, en sens inverse, vos clients peuvent plus facilement vous expédier électroniquement leurs commandes (sans rien installer sur le poste de travail, ni s’engager d’avance sur un volume mensuel minimum à traiter).
Vous disposez d’un compte de correspondance, et vous invitez vos partenaires à en faire de même de manière à pouvoir suivre tous vos courriers entrants et sortants relatifs à vos clients et fournisseurs et concernant les commandes, les factures, les lettres de recouvrement, les relances, etc.
Ce sont toutes les correspondances de votre bilan à titre commercial, et bientôt à titre financier, qui pourront transiter par le compte de correspondance de façon à suivre les flux documentaires et à faciliter certains rapprochements comptables systématiques. Vous pourrez envoyer vos factures en vérifiant les commandes inscrites dans votre compte de correspondance et, ensuite, vous pourrez gérer les formulaires de recouvrement en disposant de toute la base de données des échanges régulièrement utilisée pour se conformer aux conventions commerciales et à la réglementation en vigueur. Le compte de correspondance est donc un excellent outil de centralisation des correspondances commerciales et financières qui aide le rapprochement entre les opérations établies avec les clients, les fournisseurs, les salariés, les collectivités locales, les administrations, et les banques – assurances.
Le papier est supprimé progressivement en invitant (avec son carnet d’adresses sécurisé dans ce bureau Web virtuel) chaque contrepartie à correspondre régulièrement par ce média de communication unique au monde.
Vous procurez à chaque contrepartie un outil de gestion qui améliore la relation commerciale et financière, qui réduit de part et d’autre les frais administratifs, et qui renforce la sécurité des parties. La dématérialisation des processus de gestion documentaire permet aux deux parties de s’affranchir des tâches contraignantes et rébarbatives, sans compter la suppression définitive des timbres postaux, du papier, des enveloppes et des encres. |
- Tarification à la consommation (élimination des coûts cachés d’un service courrier)
- Amélioration des processus de traitement des commandes
- Suivi avec consultation instantanée des commandes (disponibilité 24x7x365)
- Archivage automatique des commandes (sans risque de perte)
- Traçabilité des commandes non répudiables
- Valorisation des fonctions confiées au personnel
- Réduction du délai de recouvrement
- Diminution des créances
- Amélioration des fonds de roulement
- Réduction de l’endettement
- Amélioration de la solvabilité
- Meilleures relations commerciales |
Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérantes aux dispositions règlementaires.
Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance. |
|
|
 |
|
Les solutions EREGEX de factures s'adaptent aux besoins et préférences de nos clients qui ont le choix entre:
- Facture 100% électronique (PDF Signé - Art. 298-V du CGI)
- Facture 100% électronique (EDI - Art. 289 bis du CGI)
- Facture hybride (avec rematérialisation sur support papier).
L'avantage de la solution Facture PDF Signé réside principalement dans sa facilité de mise en oeuvre (rien à installer ni à télécharger sur le poste de travail) et la mobilité offerte (envoi/réception à partir de n'importe quel ordinateur, même celui d'un tiers).
La solution Facture EDI est disponible pour les très grands volumes (elle nécessite une mise en place).
La solution Facture hybride permet à ceux dont les clients résistent à la dématérialisation des échanges à valeur probante de quand même pouvoir bénéficier des avantages de l'expédition des factures via la plate-forme EREGEX. |
- Tarification à la consommation (élimination des coûts cachés d’un service courrier)
- Diminution de la durée d’envoi des factures
- Réduction des coûts d’envoi
- Distribution des factures (à 100%)
- Raccourcissement des délais de paiement
- Réduction du délai moyen de recouvrement
- Amélioration des processus de traitement des factures/avoirs
- Suivi avec consultation instantanée des factures/avoirs (disponibilité 24x7x365)
- Archivage automatique des factures/avoirs (sans risque de perte)
- Traçabilité des factures/avoirs non répudiables
- Valorisation des fonctions confiées au personnel
- Diminution des créances
- Amélioration des fonds de roulement
- Réduction de l’endettement
- Amélioration de la solvabilité
- Meilleures relations commerciales |
| Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance. | |
|
 |
|
La solution EREGEX Recouvrement électronique à valeur probante et Archivage légal est simple à mettre en œuvre, quels que soient les volumes. D’une demande de recouvrement unitaire à la demande préparée en masse, pour des milliers de recouvrements traitée mensuellement, la solution EREGEX s’adapte à tous les besoins de l’entreprise ou des particuliers.
Le temps de traitement des recouvrements et le coût d’envoi sont réduits de 50 à 75%.
Un suivi en ligne permet de voir défiler les flux de correspondance et de relever les accusés de réception.
Chaque document de recouvrement peut être traité individuellement et transmis électroniquement sans délai à sa destination finale. La destination est, soit une adresse postale, soit un compte courant de correspondance électronique, chaque fois que le destinataire a accepté ce média de correspondance sécurisée avec ses partenaires (solution en ligne prête à l’emploi). Il est également possible de traiter automatiquement de gros volumes de correspondance sous différents formats image comme le PDF ou format structuré (EDI, XML, …). |
- Tarification à la consommation (élimination des coûts cachés d’un service courrier)
- Diminution de la durée d’envoi des factures
- Réduction des coûts d’envoi
- Distribution des recouvrements (à 100%)
- Raccourcissement des délais de paiement
- Réduction du délai moyen de recouvrement
- Amélioration des processus de traitement des recouvrements
- Suivi avec consultation instantanée des recouvrements (disponibilité 24x7x365)
- Archivage automatique des recouvrements (sans risque de perte)
- Traçabilité des recouvrements non répudiables
- Valorisation des fonctions confiées au personnel
- Diminution des créances
- Amélioration des fonds de roulement
- Réduction de l’endettement
- Amélioration de la solvabilité
- Meilleures relations commerciales |
Avec EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérantes aux dispositions règlementaires.
Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance. | |
|
 |
|
|
Le dépôt de documents électroniques dans le coffre-fort électronique d'archivage légal à valeur probatoire mis à disposition par le service Web EREGEX de dématérialisation des courriers, des contrats et de protection des droits d'auteur, offre la possibilité d'accéder de manière immédiate et sécurisée, dans un environnement de confiance, à vos documents légaux, stratégiques et confidentiels, à tout moment et de n'importe quel endroit via une connexion Internet. Vous pouvez déposer tous vos documents électroniques avec la garantie de restitution instantanée et de conservation à long terme (dans le respect des réglementations en vigueur). Vous retrouvez instantanément vos documents parmi des millions.
Les moyens utilisés par EREGEX.com garantissent la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la non-répudiation du document dématérialisé. |
Réglementations, législations et normes européennes (françaises incluses).
Norme AFNOR NF Z42-013 (version 2009).
Intégrité - Une fois déposés dans le coffre-fort électronique, vos documents ne sont plus modifiables (ni par vous-mêmes, ni par un tiers) et ils acquièrent la valeur probante d’un archivage électronique, qui les rend utilisables en cas de litige.
Confidentialité – Vos documents ne sont accessibles et visibles que par vous.
Traçabilité – L'ensemble des opérations effectuées par le client fait l'objet d'une traçabilité à valeur probante. |
Economie:
- Aucun investissement (matériel, logiciel, etc.);
- Absence des coûts administratifs et de maintenance (liés au stockage);
- Facturation à la consommation réelle;
- Réduction significative des coûts d’archivage par rapport aux procédés traditionnels (papier).
Fonctionnalité:
- Simplicité et confort d’utilisation;
- Rapidité d’exécution des tâches;
- Accès instantané et facile aux informations (en ligne et sans manipulation);
- Valeur probante d’une archive électronique.
Sécurité:
- Conservation pérenne (garantie);
- Intégrité des documents électroniques archivés (garantie);
- Confidentialité (garantie)
- Destruction, vol, perte, modification et falsification des documents (risques éliminés);
- Mémoire de l’entreprise (préservée). |
Vous choisissez la période d’archivage légal sécurisé: par tranche de 3 années renouvelables.
Vous téléchargez dans le coffre-fort électronique vos documents via la connexion Internet sécurisée.
Vous consultez vos documents à volonté: à partir de n’importe quel ordinateur, même celui d’un tiers.
Vous retrouvez facilement vos documents: sans perte de temps.
Vous dormez tranquille: sans risque de perte, de destruction ou de vol de vos documents.
Vous maîtrisez la gestion du contenu du coffre-fort électronique.
Vous bénéficiez de la garantie d'accès et de réversibilité (en accord avec la réglementation en vigueur). |
Par sécurité, il est prudent de déposer dans votre coffre-fort électronique, des copies scannées de documents essentiels, dont:
- Carte d'identité/Passeport
- Permis de conduire
- Livret de famille
- Contrat de mariage
- Contrats d'assurances (vie, habitation, automobile, etc.)
- Contrats (architecte, artisan, etc.)
- Titres de propriété ou de location, etc.
- Dossier médical (carnets, images, ordonnances, etc.)
- Factures et photos de vos achats importants (pour les expertises des cambriolages)
- Actes (succession, dispositions testamentaires, donation, etc.)
- Justificatifs et éléments confidentiels
- Jugements de justice
Il est préférable de mettre au coffre vos preuves légales pour y avoir recours de manière sûre et certaine, le moment venu, en cas de besoin. |
Que le document soit édité sur support papier ou électronique, il est soumis aux mêmes obligations légales d’archivage. La durée de conservation de l’archivage dépend de la nature du document (contrat, facture, bulletin de paie, etc.) et non du type de support (électronique ou papier).
Depuis la Loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique, le document électronique a la même valeur juridique que le document papier, à condition que l’auteur soit identifiable et que les conditions d’archivage du document électronique soient de nature à en garantir l’intégrité.
L’archivage à valeur probatoire rend vos documents électroniques accessibles à long terme tout en garantissant leur exploitation/utilisation pour répondre à des procédures/demandes des institutions/administrations officielles.
A consulter http://www.journal-officiel.gouv.fr
|
Avec le service Web EREGEX, vous bénéficiez des aménagements législatifs récents. Par la modification de l'article 1316 du code civil et l'ordonnance du 16 juin 2005, vous bénéficiez de l'ensemble des dispositions juridiques inhérantes aux dispositions règlementaires.
Les documents émis par l’intermédiaire de la plate-forme EREGEX bénéficient de l’opposabilité juridique et du renversement de la charge de la preuve. La preuve s’applique à l’identification forte des parties en correspondance, à l’intégrité du document, à la conformité des mentions obligatoires (si elles existent), à la signature juridique d’expédition et de réception, et à l’archivage électronique des documents originaux avec leurs preuves de correspondance et d’horodatage. Dans ces conditions de sécurité et d’intermédiation par un tiers de confiance, c’est au destinataire d’apporter la preuve qu’il n’a pas reçu la correspondance. | |
|
 |
|
Les services indispensables de la vie quotidienne, tels que: eau, électricité, gaz, téléphonie fixe, téléphonie mobile, Internet, banque, assurance, ou les abonnements divers, tendent à dématérialiser leurs factures. Or, lorsqu'iils vous demandent de vous connecter à vos comptes en ligne pour télécharger vos factures sous format PDF, ces PDF ne sont pas signés électroniquement et n'ont pas de valeur probante. Par ailleurs, vous devez vous souvenir de nombreux identifiants et mots de passe pour y parvenir du fait de la diversité des sites Web.
Grâce à votre compte de correspondance EREGEX, vous pouvez centraliser l'ensemble de vos factures et relévés divers (bancaires, assurances, bulletins de paie, etc.) pour votre plus grand confort et votre sécurité.
Merci de faire aimablement savoir à chacun de vos fournisseurs que vous désirez désormais recevoir ces factures ou relevés divers via EREGEX.
Pour cela, il suffit de leur communiquer vos coordonnées EREGEX (nom de client + adresse email) pour recevoir une invitation à rejoindre leur communauté de correspondants EREGEX. Par avance, merci! |
|
|
|
Par besoin d’affaires
