Comment envoyer une Lettre Simple Electronique

Delicious

Digg

Blogger

Lettre Simple Electronique (LSE): comment l'envoyer par Internet

Prière d'utiliser le Menu gauche pour visualiser la procédure étape par étape ou

Telechargez le PDf de formation sur la manière d'envoyer une lettre simple electronique

La lettre simple électronique (LSE) permet de:
- travailler à la vitesse de la communication;
- supprimer le papier;
- bénéficier de la sécurité juridique et informatique.

Une fois que le document original électronique est produit à partir des applications bureautiques traditionnelles (.pdf ou .doc), la durée d'envoi d'une LSE est en moyenne inférieure à la minute (deux minutes tout au plus) - archivage automatique à valeur probatoire inclu.

Grâce à la lettre simple électronique, les utilisateurs EREGEX auto-archivent non seulement leurs courriers sortants, mais également leurs courriers entrants. Ils réalisent ainsi d'importantes économies sur les coûts d'expédition, mais aussi sur l'archivage et la recherche de documents, et deviennent plus compétitifs.

Pour envoyer et recevoir des lettres simples électroniques (LSE), il est nécessaire d'envoyer (une fois pour toutes) une INVITATION au correspondant afin de l'accepter dans le carnet d'adresses EREGEX, et d'être à proximité du téléphone mobile.

Astuce: pour éviter de recevoir l'INVITATION dans la boite Spam, il est recommandé d'inscrire la présente adresse e-mail dans votre carnet d'adresses:

Suivez-nous sur:

Envoi unitaire d'une LSE
Cliquez sur « Envoi Unitaire » pour envoyer une Lettre Simple Electronique à un contact de votre carnet d’adresses EREGEX qui a accepté votre INVITATION préalable.

Suivez-nous sur:

Choix du correspondant dans votre carnet d'adresses
Sélectionnez un destinataire dans votre liste de correspondants LSE (Envoi Unitaire).

Suivez-nous sur:

Vérification des coordonnées
Les coordonnées de votre correspondant LSE apparaissent sur la gauche de votre écran.

Suivez-nous sur:

Ajout d'une référence (optionnel mais préférable)
Vous pouvez ajouter une référence à votre LSE (pour faciliter les recherches ultérieures).

Suivez-nous sur:

Téléchargement de votre original électronique
Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le document .pdf ou .doc que vous désirez envoyer.

Suivez-nous sur:

Validation de l'envoi
Cliquez sur « Valider » pour préparer le document à l’envoi.

Suivez-nous sur:

Préparation du document (fiche de traçabilité, duplicata PDF)

Cliquez sur « Suivre les envois » pour visualiser le document, l’envoyer définitivement (maintenant ou plus tard) ou annuler son expédition.

Vous pourrez également cliquer sur l’icône PDF pour visualiser le duplicata de votre original électronique (téléchargé dans votre coffre fort d’archivage probant). Vous pouvez aussi visualiser la fiche de traçabilité en cliquant sur la loupe.

Suivez-nous sur:

Sélection des documents
Cochez la case à côté de chaque document que vous souhaitez expédier. Vous pouvez envoyer un ou plusieurs documents à la fois (maintenant ou plus tard).

Suivez-nous sur:

Expédition des documents
Après avoir coché la case à côté du ou des documents que vous souhaitez expédier, cliquez sur « EXPEDIER » pour procéder à l’envoi.

Suivez-nous sur:

Confirmation de l'envoi
Le système indique le montant TTC qui sera débité de votre compte prépayé. Pour valider définitivement l’envoi, cliquez sur OK.

Suivez-nous sur:

Envoi en cours de validation
L’envoi est en cours de validation. Le processus de traitement du document a commencé. Dans moins d’une minute, votre correspondant recevra un duplicata PDF dans son compte de correspondance.

Suivez-nous sur:

Procédure de réception par le correspondant
Voici ce que votre correspondant reçoit: le même document avec statut « A ouvrir ». Tant qu’il n’ouvre pas le document en cliquant sur l’icône PDF, votre statut sera « Expédié ».

Suivez-nous sur:

Préparation du document (fiche de traçabilité, duplicata PDF)
Lorsque votre correspondant ouvre le document, le statut du document change. Le document apparaît comme « Traité/Ouvert ». L’horodatage (à la seconde près) du document a force probante. Les preuves d’opération sont inscrites sur un serveur WORM non réinscriptible situé dans un data center sécurisé et sont séquestrées par un Huissier de Justice.

Suivez-nous sur:

Détail du document (fiche de traçabilité)

Les parties à la correspondance peuvent visualiser le détail du document qui indique les informations relatives à la traçabilité de l’opération.

Pour votre convenance, nous vous recommandons de télécharger le duplicata PDF sur votre poste de travail et de copier-coller le numéro de document comme partie du titre du document.
C’est l’original électronique dans le coffre fort électronique qui a valeur probante.

Vous pouvez retrouver tout document en quelques secondes sur votre compte.

Suivez-nous sur:

Visualisation du document

Cliquez sur l’icône PDF pour visualiser le duplicata du document.

Nous vous recommandons d’indiquer que ce document a été envoyé via EREGEX par LSE en précisant la référence EREGEX.
Pour rendre le document plus élégant, vous pouvez ajouter votre signature scannée (mais cela n’apporte pas de valeur probante supplémentaire). Seul l'original électronique conservé dans le coffre fort électronique a une valeur probante.

Suivez-nous sur: