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La problématique de l'archivage des documents concerne les entreprises de toutes tailles. Toutefois, elle est peut-être plus douloureuse pour les TPE, les professions libérales et les PME-PMI qui ne bénéficient pas des mêmes ressources de gestion d'archivage que les grandes entreprises.
Les coûts moyens de l'archivage et de la gestion documentaire sont connus:
> Facture*: 12,00 € pour le fournisseur et 18,00 € pour le client
> 12,00 à 20,00 € pour une lettre recommandée AR
* Rapport E-Invoicing Juillet 2007 - Commission Européenne
Sans compter les frais engendrés par les documents mal archivés ou perdus.
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Depuis la loi sur la signature électronique, l'original électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier (sous certaines conditions respectées par EREGEX).
Avec EREGEX, vos originaux électroniques sont automatiquement archivés en toute sécurité dans votre coffre fort communicant électronique (CFCE) à valeur probatoire pour une durée de trois années, plus l'année en cours. Au terme de cette période, les clients décident de renouveler ou non l'archivage légale de leurs documents stratégiques et confidentiels: par période de trois années.
En utilisant la plate-forme de dématérialisation EREGEX comme moyen universel de correspondance pour vos courriers postaux et vos lettres 100% électroniques, vous bénéficiez de l'archivage 100% automatique de vos correspondances.
Vous n'avez plus à vous soucier de l'archivage et de la recherche de documents électroniques qui sont archivés automatiquement lors de leur:
- expédition (courriers hybrides postaux et/ou lettres 100% électroniques)
- réception (lettres 100% électroniques).
Avec EREGEX, vous allez pouvoir vous concentrer sur votre coeur de métier et vous libérer définitivement des contraintes d'archivage et de gestion documentaire en envoyant des courriers postaux ou des lettres 100% électroniques à partir de tout ordinateur.
Durée légale de conservation des documents dématérialisés, cliquez ici >>
L'utilisation des solutions de correspondance électronique certifiée EREGEX est extrêmement simple.
Pour envoyer des lettres rématérialisées et expédiées via les services postaux (courriers postaux hybrides sortants), il suffit de remplir un formulaire et d'approvisionner votre compte de correspondance.
Pour communiquer de manière 100% électronique et bénéficier de l'archivage automatique supplémentaire de vos courrespondances entrantes, et réaliser ainsi des économies supplémentaires, après vérification de votre identité, il suffit d'envoyer une INVITATION à vos fournisseurs et/ou clients, à partir de votre boite d'ENVOI. Cela prend 5 à 10 secondes! |
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Les documents et les preuves de correspondance sont conservés pour chaque adhérent EREGEX en archivage légal électronique conformément à la Norme NF Z42-013 qui préconise un enregistrement WORM (Plus d'info sur Wikipedia?) -Write Once Read Many- et qui nécessite un système d'exploitation informatique de nature à garantir:
- la conservation durable (Data Center Sécurisé)
- l'intégrité des documents stockés
- la restitution à la demande.
Toutes vos données sensibles sont donc conservées durablement et en toute sécurité avec EREGEX.
Vous pouvez récupérer vos originaux électroniques à tout moment. Cette restitution se fait en présence d'un Huissier de Justice qui établit l'inventaire de la restitution (procés verbal de restitution). | |
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FR 0970-44-9899
