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Services de commandes clients électroniques en ligne (avec preuves d'opération certifiées par Huissier de Justice)

La gestion des commandes clients est très consommatrice de ressources humaines et de moyens techniques. Il est possible de les optimiser pour réduire les coûts de fonctionnement de l’entreprise.

Avec la solution EREGEX d’Expédition électronique des commandes clients, la valeur probante de vos correspondances et l’archivage légal de vos preuves documentaires sont renforcés.

Il devient plus simple pour vous de passer vos commandes personnelles et, en sens inverse, vos clients peuvent plus facilement vous expédier électroniquement leurs commandes (sans rien installer sur le poste de travail, ni s’engager d’avance sur un volume mensuel minimum à traiter).

Vous disposez d’un compte de correspondance, et vous invitez vos partenaires à en faire de même de manière à pouvoir suivre tous vos courriers entrants et sortants relatifs à vos clients et fournisseurs et concernant les commandes, les factures, les lettres de recouvrement, les relances, etc.

Ce sont toutes les correspondances de votre bilan à titre commercial, et bientôt à titre financier, qui pourront transiter par le compte de correspondance de façon à suivre les flux documentaires et à faciliter certains rapprochements comptables systématiques. Vous pourrez envoyer vos factures en vérifiant les commandes inscrites dans votre compte de correspondance et, ensuite, vous pourrez gérer les formulaires de recouvrement en disposant de toute la base de données des échanges régulièrement utilisée pour se conformer aux conventions commerciales et à la réglementation en vigueur. Le compte de correspondance est donc un excellent outil de centralisation des correspondances commerciales et financières qui aide le rapprochement entre les opérations établies avec les clients, les fournisseurs, les salariés, les collectivités locales, les administrations, et les banques – assurances.

Le papier est supprimé progressivement en invitant (avec son carnet d’adresses sécurisé dans ce bureau Web virtuel) chaque contrepartie à correspondre régulièrement par ce média de communication unique au monde.

Vous procurez à chaque contrepartie un outil de gestion qui améliore la relation commerciale et financière, qui réduit de part et d’autre les frais administratifs, et qui renforce la sécurité des parties. La dématérialisation des processus de gestion documentaire permet aux deux parties de s’affranchir des tâches contraignantes et rébarbatives, sans compter la suppression définitive des timbres postaux, du papier, des enveloppes et des encres.

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